Für langfristige Ziele brauchen Sie einen Mehrjahresplan, für kurzfristige Ziele - vierteljährlich und für aktuelle Ziele - monatlich, wöchentlich, täglich. Was ist wirklich wichtig bei der Planung? Hier sind die 6 wichtigsten Schritte für eine effektive Planung.

Zeitmanagement-Spezialisten ratenPlanungaktuelle Angelegenheiten im Hinblick auf die Woche zu tun, weil die Woche unseren Aktivitäten einen breiteren Kontext verleiht. Was ist bei der Organisation von Aufgaben zu beachten?

Dank der Zeittafel wirst du entdecken, dass du nicht alles machen musst! Dann kennen Sie die Freude, Ihre Freizeit zu genießen. Unser persönlicher und beruflicher Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie wir unsere Zeit einteilen. Wir entscheiden selbst, wie wir es ausgeben, wir tragen auch die Folgen dieser Entscheidungen. Um uns langfristig gut zu managen, folgen wir der Maxime von Stephen R. Covey: „Anstatt sich darauf zu konzentrieren, das Richtige zu tun, müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf richten, das Richtige zu tun.“ Unsere Entscheidungen über die Verwendung von Zeit werden von zwei Kriterien beeinflusst – Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wir messen oft zu vielen Aufgaben Bedeutung bei. Aber bei der richtigen Priorisierung geht es darum, zu erkennen, was in unserer Wertehierarchie am höchsten ist, und nicht nur darum, auf dringende Angelegenheiten zu reagieren. Wie kann man sie voneinander unterscheiden? Dringlichkeit ist ein zeitbezogenes Kriterium, wichtig für unsere Ziele. Ein praktisches Tool, das den Umfang der Aktivitäten aufzeigt und dabei hilft, das wirklich Wichtige zu erkennen, istZeittafel . Die wichtigste Voraussetzung für effektives Handeln und Planen ist, sich auf Quadrant II zu konzentrieren und gleichzeitig viele Aktivitäten aus I und III zu eliminieren und das vierte Quartal zu ignorieren.

Wichtig

Zeitleiste: Quartal I

Es enthält sowohl wichtige als auch dringende Angelegenheiten. Es ist "Krisenmanagement" - Aktivitäten von strategischer Bedeutung und dringende Angelegenheiten. In diesem Quartier arbeiten wir, reagieren mit unserem Wissen auf viele Situationen und nehmen Herausforderungen an. Wir können diese Dinge nicht vernachlässigen.

Zeitleiste: Quartal II

Deckt wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten ab. Es ist ein „hochwertiges“ Quartier, in dem wir uns selbst managen: Wir planen langfristig, antizipieren und beugen vor, entwickeln Fähigkeiten, regenerieren, verbringen Zeit mit geliebten Menschen. Je mehr Zeit wir in diesem Quartal verbringen, desto mehr nimmt es zuunsere Handlungsfähigkeit. Die Vernachlässigung der darin enth altenen Aktivitäten erweitert den Quadranten I, der uns schließlich aufzehrt, Stress und Burnout verursacht.

Zeitachse: Quadrant III

Darin sind dringende Angelegenheiten, aber nicht wichtig. Das ist ein Viertel einer Täuschung, denn das Gerede um das Dringende kann eine Illusion von Wichtigkeit erzeugen. In diesem Quadranten führen wir Aktionen aus, die aktuell, aber für jemand anderen wichtig sind, wir erfüllen die Erwartungen anderer Menschen und denken, dass wir uns in Quadrant I befinden.

Zeitachse: Quadrant IV

Dies sind keine dringenden und unwichtigen Angelegenheiten. Indem wir die Zeit in diesem Quartal minimieren, gewinnen wir Zeit für wirklich wichtige Dinge.

ZEITPLAN
WICHTIG

DRINGEND

  • Krisensituationen;
  • dringende Angelegenheiten;
  • Aufgaben mit Datum der Umsetzung, Besprechung, Vorbereitung auf Besprechungen

DRINGEND

  • Zubereitung;
  • Wert angeben;
  • Planung;
  • Aufbau von Beziehungen;
  • echte Erholung;
  • Verantwortung übertragen
UNGÜLTIG
  • einige Telefone;
  • einige Briefe, Berichte;
  • einige Treffen;
  • nächste dringende Angelegenheit;
  • viele normale Aktivitäten
  • Alltag, regelmäßige Aktivitäten;
  • unverbindliche Korrespondenz;
  • einige Telefone;
  • Zeitfresser;
  • Vergnügen;
  • zu lange fernsehen

1. Effektive Planung: Denken Sie über Ihre Vision und Mission nach

Wenn Sie mit der Planung Ihrer Aktivitäten beginnen, denken Sie darüber nach, was in Ihrem Leben am wichtigsten ist. Denken Sie über Ihre Vision nach, was Sie tun möchten, welche Regeln Sie befolgen (Kompass!). So weit entfernt es scheinen mag, es ist äußerst wichtig, da Ihre Überzeugungen die Ziele, die Sie sich selbst setzen, die Entscheidungen, die Sie treffen, und die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, beeinflussen.

Die Rückbesinnung auf die eigene Mission ist eine wesentliche Bedingung für das Handeln nach dem, was wichtig ist, weil sie einen starken Einfluss auf die Umsetzung der restlichen Aktivitäten hat, die dem zweiten Quartal zugeordnet sind. Wenn Ihr Lebenscredo persönliche Entwicklung, Zusammensein mit der Familie, die Entdeckung des Wertes des Lebens oder soziale Aktivität ist, dann werden Sie sich durch die gelegentliche Rückkehr die wichtigsten Dinge in Ihr Gedächtnis einprägen. Die Mission schafft einen Rahmen, innerhalb dessen Sie in den nächsten Planungsphasen Entscheidungen treffen.

2. Effektive Planung: Rollen definieren

Rollen sind Symbole für Pflichten, Beziehungen zu Menschen, Aktivitäten zum Wohle der Gesellschaft. Ihre klare Definition schaffteine natürliche Struktur, die es uns ermöglicht, unser Gleichgewicht zu h alten. Die Rollen, die Sie spielen, basieren auf Ihrer Mission. Listen Sie Ihre Rollen auf einem Zettel auf (z. B. Ehefrau, Mutter, Studentin, Manager, Direktor, Mitglied eines Sportvereins). Die Forschung zeigt, dass es ineffektiv ist, in mehr als sieben aufzutreten, also versuchen Sie zum Beispiel, bestimmte Funktionen zu kombinieren. Das Identifizieren von Lebensrollen hilft Ihnen, das Leben als Ganzes zu sehen – Sie können sehen, dass es nicht nur Arbeit oder Familie gibt, sondern alles zusammen. Wenn Sie Ihre Rollen beschreiben, werden Sie „wichtige, aber nicht dringende“ Angelegenheiten (Quartal II) bemerken, die normalerweise ignoriert werden. Fügen Sie zusätzlich zu den Rollen das „Sägenschärfen“ in den Wochenplan ein. Es ist die Energie, die wir in die Perfektionierung unserer Fähigkeiten in vier grundlegenden Dimensionen des Lebens stecken sollten – physisch, sozial, intellektuell und spirituell. Versunken im „Sägen“ (Erzielen von Ergebnissen), vergessen wir das „Schärfen der Säge“ (Erh alten oder Entwickeln der Fähigkeit, in Zukunft Ergebnisse zu erzielen). Wenn wir zum Beispiel keinen Sport treiben (physischer Bereich), kein Wissen entwickeln (sozialer Bereich), wir die neuesten Entwicklungen in unserer Branche nicht verfolgen (intellektueller Bereich) oder wir nicht wissen, was für uns wichtig ist Leben (Geistige Sphäre) können wir durch Ungleichgewicht „abstumpfen“.

3. Effektive Planung: Ziele für jede Rolle festlegen

Denken Sie über das Wichtigste nach, was Sie diese Woche in jeder Rolle tun können, um positive Ergebnisse zu erzielen. Was ist wesentlich, z.B. als Ehefrau, Ehemann, Elternteil, Angestellter? Verwenden Sie bei der Suche nach Aktivitäten einen Kompass, keine Uhr, und konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist, nicht dringend. Das kann zum Beispiel ein Date mit dem Ehemann sein, mehr Zeit für ein Kind, Informationen sammeln bei einem Schnelllesekurs, Meditation. Setzen Sie sich für jede Rolle ein oder zwei Ziele.

4. Effektive Planung: Entscheidungen treffen lernen

Um die Ziele des zweiten Quartals in einen Aktionsplan umzusetzen, müssen Sie lernen, die ganze Woche über die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wir versuchen oft, in den Quartalen I und III, die ohnehin schon voller Aktivitäten sind, Zeit für „wichtige“ Tätigkeiten zu finden. Wir stürzen uns von Fall zu Fall, vertrauen ihn jemand anderem an, verschieben ihn, in der Hoffnung, Zeit für das Wichtigste zu finden. Aber - wie Stephen R. Covey schreibt - "[…] es geht nicht darum, Pläne zu priorisieren, sondern Prioritäten zu setzen." Stellen Sie sich ein breites Gefäß vor, in das Sie große Steine ​​legen. Obwohl das Glas mit Steinen gefüllt ist, ist es nicht voll, Sie können Kies in die Lücken streuen. Aber die Wahrheit ist, dass das Glas immer noch nicht voll ist - Sie können Sand hinzufügen und schließlich etwas mehr Wasser hinzufügen. Unsere Ziele im zweiten Quartal sind "große Steine". Wenn wir uns zuerst mit anderen Dingen befassen - Wasser,Sand und Kies, und dann wollen wir große Steine ​​in den Plan packen, unsere Versuche werden sich als vergeblich erweisen. Aber wenn wir wissen, welche Dinge große Steine ​​sind, und sie vor allen anderen erledigen, werden wir sehen, wie viel wir erreichen können und wie viel Wasser, Sand und Kies in den leeren Räumen sind. Wir werden erreichen, was wir für wichtig h alten, und gleichzeitig werden wir andere Aktivitäten entsprechend "anpassen".

5. Effektive Planung: Jeden Tag organisieren

Deine täglichen Aufgaben sind es, die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen, trotz unerwarteter Umstände und Herausforderungen des Tages. Manchmal gelingt es Ihnen, einen Plan umzusetzen, manchmal muss er geändert werden, aber verlassen Sie sich bei Entscheidungen auf die Angaben Ihres inneren Kompasses. Damit das Wichtigste morgens an erster Stelle steht:

STELLEN SIE SICH DEN TAGESVERLAUF VOR- Überprüfen Sie den Wochenplan, finden Sie Ihre Position, sehen Sie sich diesen Tag im Kontext von 7 Tagen an. Dies hilft Ihnen, angemessen auf unerwartete Situationen zu reagieren.

PRIORITÄTEN SETZEN- markieren Sie Ihre Aktionen mit den Symbolen der Quartale I und II - dadurch werden Sie sicher sein, dass Angelegenheiten aus Quartal III nicht in Ihren Zeitplan passen. Falls eine weitere Priorisierung notwendig ist, markieren Sie die Aktivitäten der Quartale I und II näher (z. B. mit einem Kreis).

AUFGABENZEIT UND ZEIT DEFINIEREN- Trennen Sie Aufgaben, die zu jeder Tageszeit ausgeführt werden können. Notieren Sie sich auch Zeitlimits für bestimmte Aktivitäten.

6. Effektive Planung: Bewerten Sie Ihre Effektivität

Denke am Ende der Woche darüber nach, welche Ziele du erreicht hast, welchen Herausforderungen du dich gestellt hast, welche Entscheidungen zu treffen sind, und wenn du eine Entscheidung getroffen hast, kam das Wichtigste zuerst. Die wöchentliche Zusammenfassung hilft Ihnen, dieselben Fehler zu vermeiden und ermöglicht es Ihnen, in den folgenden Wochen effektiver zu sein.

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